Bij het organiseren van een vergadering, event of training komt nogal wat kijken. Ben je iemand bij wie deze werkzaamheden in het kader van je functie regelmatig voorkomen, bijvoorbeeld een management assistent, dan weet je daar alles van. Wanneer je wilt vergaderen in Rotterdam is één van de belangrijke regelzaken de locatie.
Vergaderzaal
Bedrijven hebben vaak wel een vergaderruimte in het eigen pand, maar het komt regelmatig voor dat toch een vergaderlocatie in Rotterdam buiten het bedrijfspand nodig is. Dat kan zijn omdat de eigen ruimte te klein is, of omdat er juist gekozen wordt voor een ruimte buiten het bedrijf. Men kan hierbij denken aan bijeenkomsten waar men niet gestoord wil worden, zoals heidagen voor het management. Zo zijn er nog tal van redenen te bedenken waarbij men wil uitwijken naar een externe locatie.
Wat is een geschikte vergaderlocatie in Rotterdam?
De aard van de vergadering of het event bepaalt wat je nodig hebt, daarom is het bij het kiezen van een locatie goed om op een aantal zaken te letten en vooraf te vragen of deze voorzieningen aanwezig zijn. Dit zijn bijvoorbeeld:
Bereikbaarheid
Waar is de vergaderlocatie in Rotterdam gevestigd? Ook al is deze dichtbij of in het centrum van Rotterdam, men moet er gemakkelijk met de auto kunnen komen en in de buurt kunnen parkeren. Maar voor degene die met openbaar vervoer reist, moet de bereikbaarheid ook optimaal zijn.
Gastheer of gastvrouw
Vaak zijn er ad hoc nog enkele dingen te regelen: er moeten documenten worden gekopieerd, gasten die later aansluiten bij de vergadering moeten worden opgevangen, etc. Dan is het fijn dat er iemand is die voor je klaarstaat.
Gastronomie
Het is prettig als de locatie voor de inwendige mens kan zorgen. Dan gaat het uiteraard om de voorziening van koffie, thee en sap tijdens de vergadering. Maar lunchen op locatie kan ook gewenst zijn. Sommige locaties bieden zelfs de optie om te ontbijten.
Misschien wil men een gezellige borrel organiseren aansluitend aan de bijeenkomst, dan is het meegenomen als dat op dezelfde locatie kan.
Apparatuur en internet
Zijn er deelnemers die niet fysiek aanwezig (kunnen) zijn en is er apparatuur voor videoconferencing nodig? Vraag dan of deze op de vergaderlocatie in Rotterdam aanwezig is, zodat dat niet apart geregeld hoeft te worden. Voor videoconferentie is snel internet nodig met een goede bandbreedte, dat geldt echter eveneens voor de deelnemers die wel fysiek aanwezig zijn. Men wil immers een goede toegang tot digitale vergaderstukken op de laptop of presentaties die in de cloud staan en gebruikt gaan worden tijdens de vergadering. Ook wanneer men met speciale vergaderapplicaties werkt (zoals bijvoorbeeld iBabs), is een goede internetverbinding een must.
Vergaderen in de avonduren
Wanneer men tot in de avonduren wil doorgaan met de vergadering, dan is het handig om vooraf te weten of dit mogelijk is. Stel bijvoorbeeld dat er nog net een uurtje nodig is om tot besluitvorming te komen en dat de vergaderlocatie dan sluit, niet handig….
Sfeer
Last but not least: de sfeer is bepalend voor een bijeenkomst. Denk aan de eerder genoemde heidagen voor het management van het bedrijf. Men zal zich meer ontspannen voelen in een vergaderlocatie die een prettige sfeer uitstraalt en waar men persoonlijke aandacht krijgt van een gastheer of gastvrouw. Een smakelijke lunch helpt ook om er ’s middags weer tegenaan te gaan, een hele dag vergaderen kan immers behoorlijk vermoeiend zijn.
Conclusie
Het is zaak om goed geïnformeerd te zijn over de mogelijkheden die een locatie biedt voor vergaderen in Rotterdam voordat e.e.a. wordt vastgelegd. Dan weet je zeker dat je de juiste locatie hebt voor de door jouw georganiseerde bijeenkomst.